Concepto de Sistemas Administrativos
Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.
Los
administradores y otras personas que toman decisiones deben tener
información útil sobre los resultados del desempeño para así planear,
apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los
sistemas de información tienen para los administradores.
La
información también es la base de la función de control administrativo.
Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar
información exacta, en el momento oportuno y para las personas
adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.
El
termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al
desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la
organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a
todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se
refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.
Un
sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma
conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo
unitario y que tiene un objetivo específico.
Importancia
“Permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa
Determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en
El mercado.
Diferentes sistemas de información Administrativos
Sistemas Transaccionales
Sus principales características son:
A
través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con
frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen
la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de
estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su
explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones
Las principales características de estos son:
Suelen
introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales
más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su
plataforma de información.
La
información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen
ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de
información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera
requiere poca información de entrada, genera poca información como
resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No
suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica
para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen
los ingresos del proyecto de inversión.
Suelen
ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos
estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario
final.
Apoyan
la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de
decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un
pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la
decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos
sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin
la participación operativa de los analistas y programadores del área de
informática.
Este
tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra
de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos
Sus principales características son:
Su
función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de
decisiones.
Suelen
desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo
tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
Típicamente
su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su
evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función
en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o
procesos.
Su
función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de
entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los
bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco
que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al
público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de
sus competidores.
Apoyan
el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa
debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de
hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Un
ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser
un sistema MRP (Manufacturan Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un
Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como
situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este
contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información
Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva
de la empresa.
Por
último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto
tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de
Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus
usuarios.
Sistema de información
Los
sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía
conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para
el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su
fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de
los diferentes animales.
Con
el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos
los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos,
ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de
información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida
para diferentes análisis y proyectos.
Sistemas Administrativos de Información
Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:
Los
datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros
símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un
Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por
si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.
Información:
es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere
significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.
DEFINICIÓN
A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.
"El
sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que
captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas
dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los
presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los
medios para generar la información"
"Los
canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de
operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones,
para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance
sus objetivos"
Para
nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de
comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un
sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe,
procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la
necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.
De
acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de
transformar los datos en información de calidad, que permite a los
administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus
funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.
Herramientas de Utilidad para la gestión empresarial de la Información en Internet
La
mayoría de las compañías actuales articulan en gran medida su
operativa, funcionamiento y negocio en torno a las tecnologías de
información, con el objeto prioritario de obtener la máxima eficacia y
rentabilidad posibles, y afianzar su posicionamiento estratégico ante
los retos y oportunidades derivados de un entorno de negocio cada vez
más exigente y sujeto a un régimen de competencia intensa. Las
tecnologías de la información ( TI ) constituyen en consecuencia uno de
los elementos críticos para cualquier Entidad. La flexibilidad funcional
y operativa de estos sistemas, su soporte a los requerimientos de
negocio y sus capacidades de evolución son, entre otros, factores clave
de éxito para el posicionamiento de cualquier empresa en el mercado
mundial.
Es
por ello que desde hace ya tiempo, la mayoría de las compañías han
realizado un importante esfuerzo inversor para renovar y mejorar la
funcionalidad y prestaciones de sus infraestructuras tecnológicas, lo
que las ha llevado prácticamente a completar la renovación de muchos de
sus principales sistemas de información e infraestructuras de soporte.
Todo
esto unido al rápido crecimiento de la denominada”red de redes “
(Internet), tanto en lo relativo al número de usuarios como a la oferta
de productos y servicios gestionados a través de ella, constituye un
elemento catalizador para que una compañía se plantee la posibilidad de
una presencia activa en este medio de difusión e interacción de
Información y Servicios. La ubicuidad del medio y el fácil acceso al
mismo por parte de cualquier usuario refuerzan y corroboran la idoneidad
de este planteamiento.
Por
otra parte las tecnologías asociadas al concepto de Word Wilde Web
(WWW), proporcionan la posibilidad de exportar esa misma forma de operar
para el uso interno de la propia empresa (Intranet), poniendo a
disposición de todos sus empleados los sistemas de información soporte a
su actividad mediante un interfaz único e integrado. De la misma forma,
se pueden integrar diferentes Intranets entre sí, constituyendo una
Extranet, posibilitando a sus usuarios un acceso homogéneo y
transparente a los sistemas de información, con las garantías de
seguridad y confidencialidad exigidas.
No
obstante, detrás de estos beneficios y retos se esconden una serie de
aspectos de carácter tecnológico, funcional y operativo que conviene
contemplar desde una perspectiva global e integrada con carácter previo a
la consideración de cualquier iniciativa relacionada con el concepto de
Internet. Estos son entre otros:
Impacto en la utilización (usabilidad) y operación de los sistemas de información en la administración.
Impacto Organizativo y en las áreas funcionales.
Costos (Inversiones anexas, gastos,...)
Posibilidades
de evolución futura. Como responder de forma eficaz a los
requerimientos de un medio ambiente dinámico y turbulento.
Requerimientos de seguridad para la organización, entre otros.
Utilidad de las Redes sociales
Las
redes sociales en Internet: Facebook, Twitter, Tuenti, Linkedin,
Foursquare… sirven para lo mismo que sirven/servían en la calle, pero es
que ahora están en Internet. Las dinámicas offline se están mudando al
online, a la Web 2.0. Si antes era fundamental tener una agenda con los
teléfonos de los que movían los hilos, ahora cada vez más lo es estar
conectado a esos influenciadores en la red, saber en qué proyectos andan
metidos, dónde van a estar la semana que viene, si puedo llamarlos en
estos momentos o están ocupados.
Las
redes sociales nos permiten todo esto. Y es el camino. No es que ya no
valga lo que antes valía. Es que ahora estas redes sociales te permiten
otras nuevas potencialidades que hay que saber aprovechar.
Importancia de las Redes Sociales
Es la nueva forma de comunicación entre personas con diferentes intereses y motivaciones que utilizan el Internet como medio para poder compartir información a través de plataformas desarrolladas por diferentes empresas como “Twitter, Facebook, metroflog, etc”.
Estas
redes utilizan diversas vías para que sus usuarios puedan interactuar
entre si, como el chat, Messenger, e-mail, videoconferencia, chat de
voz, el uso de archivos compartidos, blogs.
Ventajas Herramientas de Utilidad para la gestión empresarial
Estas herramientas sirven para mejorar la rentabilidad de su empresa y
le ayuda a ser más competitiva a través de la planificación y control
presupuestario (Plan Operativo Anual y Plan Estratégico) y del análisis
de sus datos económicos y financieros.La elaboración del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el periodo planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a lo planificado.
